問題解決8ステップ「テーマ設定」の進め方｜基本から対象に応じて求めるレベルまで解説

分かりました！問題解決8ステップを実際に社内で導入してみると「テーマ設定」でつまづくケースは少なくありません。

どのようなテーマにするか、誰を対象にするか、対象に応じたテーマ設定、テーマに応じた対象設定など、お悩みの方は多いです。今日はそのあたりのポイントについて解説していきます。

まず、問題解決8ステップの全体像をおさらいします。下記のステップ1が今回のテーマということです。

ステップ1：取り組む問題の明確化（テーマの設定）
ステップ2：問題の層別と問題点の特定（現状把握）
ステップ3：目標値と達成時期の明確化
ステップ4：真因の特定（なぜなぜ分析）
ステップ5：対策案検討とスケジュール策定
ステップ6：対策の実行
ステップ7：効果の確認と評価
ステップ8：標準化と横展開

テーマは、思いつきで設定することは推奨しません。本来取り組むべきものかが分からないまま進めると、途中で頓挫する可能性もあります。

基本は、組織や会社の方針から落として設定していきます。例えば今期の工場の方針が『生産性を10％上げる』だった場合、そこに関わるものから設定をするということです。

テーマ設定で大事なのは、方針を具体化することです。『生産性を10％上げる』という方針はテーマとしては粗すぎるので、もう少し具体的に落とし込まなければなりません。

例えば『○○ラインの生産性をこのくらい上げる』、『○○製品の原価をこのくらい下げる』といった具合です。

求めるレベルは、対象の役職によってある程度分ける必要があります。大きな方針から具体的なテーマを決めることは、一般社員の方には難しいですが、課長クラスであればできなければなりません。

若手のメンバーであれば、具体的なテーマまでは決めてあげて、その中で取り組むことは自分たちで決めさせる。
課長クラスなら、方針に沿って決めてください、とアバウトな振り方をするということです。
最初は難しい部分もありますが、ちょうど良いレベル感で進めていくことが大事です。

またテーマ自体の問題の種類も考慮して、求めるレベルを分けるのが有効です。

若手のメンバーは、本来できていなければならない水準と現状との間にあるギャップを解消する「発生型問題」がクリアできるテーマを設定し、
課長クラスは、より高いあるべき姿を設定して現状との間にあるギャップを解消する「設定型問題」のテーマに取り組むということです。

問題の難易度は、2つの軸から見極めます。1つは他部門や顧客など、巻き込む範囲の大きさです。

・チーム内で完結できるような発生型問題を解決するテーマは初級
・他部門にも協力を求めながら設定型問題を解決するテーマは中級
・組織全体を巻き込み改革を進めていくテーマは上級
といったイメージです。

もう1つは問題固有の難しさです。

例えば「今までは良かったけれど急に発生してきた問題」と「ずっと昔から発生している問題」では、慢性的な問題である後者の方が難易度が上がります。問題解決策のイメージがつくものは難易度が低い、どうすれば良いかイメージがつかないものは難易度が高いとも言えます。

問題解決8ステップは、テーマ設定でこけると上手くいかないことが多いため、多少時間をかけてでもしっかり取り組むことをお勧めします。

実際に私たちが支援に入って初めて取り組む場合だと、最初のテーマ設定に3か月くらい時間をかけています。出てきたテーマに対して別の視点を加えるようにお戻しするなど、何度かやり取りをしながら進めていくイメージです。慣れると次からは1か月くらいで決められるようになるため、最初は慎重に進めるのが良いと思います。

テーマ設定における失敗のほとんどは「掲げたテーマが大きすぎる（難易度が高すぎる）」ことです。『何十年も課題になっているような慢性不良を半年でゼロにする』といったテーマを、一般社員の方々が掲げているといったケースです。

大きなテーマに取り組むことは悪いことではないですが、半年や1年取り組んで結果が出なかった場合には、教育という面でもあまり良くありませんし、もったいないですよね。やはり対象の方々に合ったテーマを設定するのが大事だと思います。

はい、その方が効果も出るし、教育にも良いはずです。

『とてつもなく大きなテーマを設定してしまう』
ここが意外と引っ掛かる壁だと思いますので、注意して取り組みましょう。