見える化とは？｜定義から注意点、5つの心得まで、事例を通して解説

「見える化」は、トヨタ系の人やカイゼンを学んだことがある方だと良く使う言葉ですね。

見える化とは、見えていないものや、もしかしたらうまくいっていないことなどを、きちんと目に入ってくる状態にすることです。「どこかへ見に行かないと分からない」ではなく、「自然と目に入ってくる状態にしておく」ことがポイントです。

例えば会社の方針や目標、生産性指標、不良率などは、見える化したほうが良いものの代表です。

「あのファイルを見れば分かるけど…」だと誰も見ないので、目に入る場所に掲示したり、普段使う業務ツールの入り口に置いておく、ということが必要なのです。

前述の方針や目標管理に関わるものだけでなく、業務の進捗や管理、品質管理、スキルマップなども見える化したほうが良いと言われています。

上手くいっていないことを含めて社内の情報をオープンにすることも、見える化の一つと言えます。

ただし行き過ぎには注意です。ありがちなのが、掲示板などにものすごい情報量が載っていて、逆に何も見られないといった状態です。

何を見せるべきかをしっかりと考える必要があるということです。

その通りです。情報も「ジャストインタイム」で考える必要があります。

必要な情報だけを、必要な人・場所に、必要なタイミングで届けるという考え方が重要です。

これは、とりあえずデータを張り出してしまった悪い例です。

どこが悪いか分かりますか？

その通りです。見える化は「悪い状態に気付く」、「それに対してアクションを起こす」ことが目的なので、数字の羅列では意味がないということです。

この事例でいうと、このようなグラフで表すことで異常が一目で分かります。ちなみにExcelなどでデータ化をすることによって「逆に時間がかかる」、「実感値が薄れる」という場合もあるので、そうであれば手書きで即座に書く運用にした方が良いです。

最後に見える化の5つの心得を確認しましょう。

・悪い情報こそ見える化する
・見せたいものを絞る
・シンプルに見せる
・できるだけタイムリーに見せる
・伝聞情報より事実を重視する

例えば業務の負荷量を見える化すると、仕事の遅れを把握したり、仕事配分や外注などの意思決定もできるようになります。

ぜひ普段から仕事で生かしてみてください。